L’assistant(e) assure le secrétariat, le suivi administratif et la coordination des actions de la Directrice Interrégionale Adjointe et des besoins des trois directeurs interdépartementaux (DID).
Elle est également en mesure de faire le lien entre le réseau des agences et les différents services supports de la DIR.
LES MISSIONS
1 - Les missions auprès de la Directrice Interrégionale Adjointe (Présidente CSSCT, Responsable de l’organisation des Comités des Directeurs et de l’animation des filières RS et assistantes d’agences, représentante de la DIR aux Comités d’Engagement Groupe).
· Planifier avec le service RH les réunions CSSCT de l’année.
· Planifier et organiser les réunions des comités de directeurs (dont l’élaboration de l’ordre du jour)
· Préparer hebdomadairement le dossier des Comités d’Engagement Groupe (CEG) pour la DIR IDF
· Planifier et organiser les deux séminaires RS annuels (réservation salle, élaboration ordre du jour)
· Participer à l’organisation des réunions filière des assistantes d’agence (prise de connaissance de leurs attentes et formalisation de l’ordre du jour puis du compte-rendu).
2 - Les missions auprès des Directeurs Interdépartementaux
· Tenir les agendas des trois directeurs
· Anticiper et planifier les Points suivi d’affaires entre chaque DID et ses directeurs d’agence
· Planifier les réunions DID adaptées au périmètre et à l’organisation de chacun
· Collecte et distribue les éléments constitutifs des besoins en lien avec les différents services
· Rédaction de projets de courriers en collectant les éléments constitutifs de la réponse auprès des agences ou des autres services, notamment des courriers de réclamations et suivre la bonne exécution des réponses (relances auprès des agences, services concernés…)
· Traiter les relations téléphoniques, transmettre les messages et / ou répondre directement à certaines sollicitations internes ou externes, en assure si besoin le suivi. Identifie l’importance des sollicitations et alerte le cas échéant sa hiérarchie
· Rédige les notes de service (intérim…)
· Déclarer les notes de frais des 3 DID et organiser leurs déplacements professionnels
· Rechercher des fournisseurs, étude des devis, établissement des commandes et suivi de la facturation dans les limites du budget imparti (réservation de salle pour séminaire…
· Commander les fournitures
· Faire le lien auprès des Services Généraux (gestion des véhicules –carte essence, badge péage-, téléphonie…)
· Veille au respect des procédures et des circuits internes pour un bon fonctionnement
· Assurer la bonne gestion du courrier
· Maitriser la sortie des indicateurs IKOS, pour pouvoir établir certaines notes
· En binôme avec l’assistante du DIR, vous assurerez le remplacement en cas d’absence (congés…)
De formation BAC+2 (BTS Assistant de direction notamment) ou doté(e) d'une expérience de 2 ans minimum dans le métier, le poste nécessite les compétences suivantes :
· Bonne connaissance du pack office
· Sens de l’organisation et rigueur
· Initiative et autonomie
· Bonne présentation, discrétion et ponctualité
· Bonne expression orale et écrite
Une connaissance de l'environnement du bailleur serait un plus.
