Rattachement : Bureau élu du CSE, sous la coordination du Secrétaire et de la Secrétaire adjointe.

OBJECTIF DU POSTE :

Assurer le bon fonctionnement du bureau du CSE, accueillir et orienter les salariés, suivre leurs demandes et participer à la gestion administrative, logistique et à la communication du CSE.
Ce poste exige une grande discrétion en raison de l’accès à des données personnelles et confidentielles.

MISSIONS PRINCIPALES :

• Accueil et suivi des demandes des salariés
  Assurer une présence continue au bureau du CSE aux horaires définis.
  Accueillir, renseigner et orienter les salariés avec professionnalisme.
  Répondre aux appels téléphoniques et traiter les demandes simples.
  Transmettre les demandes complexes au bureau élu dans les délais appropriés.
  Créer et tenir à jour un tableau de suivi des demandes pour permettre aux élus d’assurer leur suivi.

• Communication interne
  Rédiger des projets de communication : emails, notes d’information et publications.
  Mettre à jour la page CSE sur l’intranet InVivo.
  Soumettre tous les contenus au bureau élu pour validation avant publication.
  Laisser exclusivement au bureau élu l’envoi des communications aux salariés.
• Organisation logistique
  Organiser la réservation des salles et certaines prestations de restauration.
  Préparer les espaces de réunion et maintenir le bureau du CSE prêt à accueillir les salariés.
  Gérer les fournitures et la documentation.
• Support administratif
  Classer et archiver les documents du CSE.
  Mettre à jour les tableaux d’affichage.
  Assurer les commandes de fournitures et le suivi administratif courant.
• CONFIDENTIALITÉ ET RGPD
  Respecter strictement la confidentialité des informations.
  Protéger les données personnelles des salariés conformément au RGPD.
  Sécuriser les documents et le tableau de suivi des demandes.
  Ne transmettre les informations qu’aux personnes autorisées.

La discrétion et le respect de la confidentialité sont indispensables à ce poste.

Le candidat idéal pour nous rejoindre…

• Est titulaire d’un Bac+2, dans le domaine du secrétariat ou d’un BTS PME/PMI.
• Fait preuve d’un excellent sens de l’accueil, d’une aisance relationnelle et d’un bon esprit d’équipe.
• Est organisé, rigoureux et autonome, sait gérer les priorités et respecter les délais, tout en faisant preuve d’initiative.
• Dispose de bonnes capacités de communication écrite et orale.
• Fait preuve d’écoute, d’analyse et d’adaptabilité face aux différentes situations.
• Maîtrise les outils bureautiques usuels, notamment Word et Excel.
• Fait preuve de discrétion, de confidentialité et d’un sens aigu des responsabilités.

Vous bénéficierez des avantages sociaux tels que :

• Télétravail fixe ou occasionnel (condition 3 mois d’ancienneté)
• Temps de travail 38h/semaine et 19 RTT/an
• Prime d’ancienneté, 13ème mois, prime de vacances, prime de participation et intéressement, prime de performance,
• Indemnité transport (remboursement Navigo sur justificatif à hauteur de 75%)
• CET, restaurant d’entreprise selon les sites ou une carte de paiement pour les déjeuners (Swile)